B1-K2-W1
1. Je maakt een (intern) draaiboek voor de opbouw, uitvoering en/of afbouw van het evenement (of side-event). In het draaiboek omschrijf je helder welke stappen wanneer gezet moeten worden.
Onderdelen van je draaiboek zijn: algemene informatie, tijdsplan, afspraken en taakverdeling.
- Maak een tijdsplanning ter voorbereiding van de uitvoering van het evenement.
- Maak een draaiboek voor de opbouw van het evenement.
- Maak een draaiboek voor de uitvoering van het evenement.
- Maak een draaiboek voor de afbouw van het evenement.
- Werk het draaiboek bij zodra nieuwe afspraken zijn gemaakt.
2. Je maakt een callsheet waarin alle activiteiten, betrokken, benodigdheden en tijdspad zijn opgenomen. Per evenement kunnen verschillende callsheets nodig zijn.
- Maak een callsheet voor de vrijwilligers en/of medewerkers.
- Maak een callsheet voor de artiesten en/of sprekers.
B1-K2-W2
1. Je bedenkt ideeën voor communicatie-uitingen om het evenement te promoten.
- Achterhaal wat de eisen, wensen en ideeën zijn van de opdrachtgever.
- Vraag wat het doel is van de communicatie-uitingen.
- Vraag wat de doelgroep is van de communicatie-uitingen.
- Bestudeer de huisstijl van de opdrachtgever.
- Vraag welke communicatiekanalen de opdrachtgever wil inzetten (offline, social media, etc.).
- Vraag welke richtlijnen er gelden voor het maken van communicatie-uitingen.
- Bedenk nieuwe, creatieve ideeën voor online en/of offline communicatie-uitingen.
2. Je doet voorstellen voor communicatie-uitingen of je levert conceptteksten aan voor de communicatie-uitingen.
- Doe een voorstel voor een concrete communicatie-uiting of -activiteit om het evenement meer bekendheid te geven.
- Maak een tijdsplanning voor de ontwikkeling van de communicatie-uitingen.
- Maak een (concept) voor een flyer, poster of andere offline uiting.
- Maak (concept) berichten voor Instagram, Facebook of andere social media.
- Maak (concept) berichten voor op de website.
- Controleer conceptteksten en/of drukproeven op huisstijl, richtlijnen en spellingsregels.
- Controleer of de conceptteksten en/of drukproeven zijn afgestemd op het doel en de doelgroep.
- Zorg dat online informatie over het evenement actueel is.
- Pas het draaiboek aan zodra er afspraken zijn gemaakt of gewijzigd t.a.v. de promotie.
B1-K2-W3
1. Je vraagt offertes op t.b.v. de inhuur of aankoop van materialen, mensen, techniek, (virtuele) ruimtes, catering, vervoer en voorzieningen en vergelijkt deze.
- Vraag aan de opdrachtgever wat er precies nodig is (bijv. wat voor catering of welke materialen).
- Neem contact op met leveranciers of andere partijen over de benodigdheden.
- Vraag offertes op bij leveranciers of andere partijen voor het evenement.
- Vergelijk de offertes op basis van kwaliteit, kosten en duurzaamheidsprincipes.
- Neem zo nodig contact op met de leverancier om de offerte te bespreken.
- Maak een keuze voor een offerte en onderbouw deze.
- Informeer de leverancier(s) erover of de offerte wel/niet is geaccepteerd.
- Doe een voorstel m.b.t. inhuur of aankoop op basis van de vergeleken offertes.
- Werk het draaiboek bij zodra er afspraken zijn gemaakt met leveranciers of andere partijen.
B1-K2-W4
1. Je verzamelt en controleert alle benodigde gegevens van en/of informatie over de medewerkers, vrijwilligers, artiesten, sprekers of andere deelnemers van het evenement.
- Vraag bij de opdrachtgever na hoe de gegevens moeten worden geregistreerd.
- Verzamel en controleer contactgegevens van de deelnemers.
- Verzamel en registreer aanvullende gegevens, zoals bijv. dieetwensen of instructies.
- Verwerk de gegevens van de deelnemers in de administratie.
2. Je monitort en verzorgt de informatie naar de deelnemers en/of bezoekers.
- Verstrek de deelnemers de benodigde formulieren (bijv. declaratieformulieren).
- Onderhoud schriftelijke communicatie met de deelnemers.
- Neem belangrijke aanvullende informatie van de deelnemers (bijv. dieetwensen) op in het draaiboek.
- Zorg voor (of help bij) de digitale aanmeldingsprocedure voor bezoekers.
- Houd de voortgang in de aanmeldingscijfers in de gaten.
B1-K2-W5
1. Je brengt de logistieke stromen, technische aspecten en nutsvoorzieningen voor het evenement in kaart en regelt deze.
- Breng de logistieke stromen op het evenement in kaart.
- Inventariseer welke technologie noodzakelijk is voor het evenement.
- Inventariseer welke technologie al aanwezig is op de locatie, en wat nog geregeld moet worden.
- Inventariseer welke nutsvoorzieningen er al zijn, en welke nog geregeld moeten worden.
- Vraag offertes op en vergelijk deze op kosten en kwaliteitsaspecten.
- Doe een onderbouwd voorstel v.w.b. de inhuur/aankoop van technologie en/of nutsvoorzieningen.
- Werk het draaiboek bij zodra er afspraken zijn gemaakt of gewijzigd.
2. Tijdens het gereedmaken van de evenementenlocatie zorg je ervoor dat alle logistieke stromen, nutsvoorzieningen en/of technologie worden gerealiseerd zoals beschreven in het draaiboek.
- Controleer tijdens de opbouw of de logistieke stromen gaan zoals beschreven in het draaiboek.
- Controleer tijdens de opbouw of de nutsvoorzieningen worden gerealiseerd zoals beschreven in het draaiboek.
- Controleer tijdens de opbouw of de technologische aspecten worden gerealiseerd zoals beschreven in het draaiboek.
- Geef waar nodig instructie of informatie.
B1-K2-W6
1. Je plant de inrichting van ruimtes, de installatie van materialen en apparatuur. Hierbij houd je zoveel mogelijk rekening met de aspecten van duurzaamheid (afval, catering en energievoorziening).
- Geef op de productieplattegrond aan hoe de de ruimtes moeten worden ingericht.
- Geef aan waar materialen en apparatuur geïnstalleerd moet worden (zoals audiovisuele apparatuur, sanitair, decor en bewegwijzering).
- Geef aan in welke de volgorde de ruimtes ingericht en de materialen geplaatst moeten worden.
- Noteer afspraken omtrent de inrichting en eventuele wijzigingen in het draaiboek.
- Draag bij afwijkingen oplossingen aan die passen binnen het budget.
- Let op de naleving van de veiligheidsvoorschriften door de medewerkers.
2. Je organiseert de dagelijks voorzieningen voor bezoekers, deelnemers en toeleveranciers; zoals inlogcodes, instructies, catering, koffie/thee enz.
- Inventariseer welke dagelijkse voorzieningen nodig zijn tijdens de opbouw, uitvoering en afbouw van het evenement.
- Regel de dagelijkse voorzieningen die nodig zijn tijdens de opbouw van het evenement (bijv. catering voor de opbouwmedewerkers, of inlog wifi voor de productiemedewerkers).
- Regel de dagelijkse voorzieningen die nodig zijn tijdens de uitvoering van het evenement (bijv. catering en instructie voor vrijwilligers).
- Regel de dagelijkse voorzieningen die nodig zijn tijdens de afbouw van het evenement.
- Neem alle benodigde dagelijkse voorzieningen op in het draaiboek.
B1-K2-W7
1. Je checkt of het veiligheids- en ontruimingsplan volledig is actueel is.
- Check of het veiligheids- en ontruimingsplan volledig en actueel is.
- Overleg met je leidinggevende of het veiligheids- en ontruimingsplan aangepast moet worden.
- Doe voorstellen voor aanpassingen in het veiligheids- en ontruimingsplan.
2. Je assisteert, indien nodig, bij het informeren en instrueren van een beveiligingsorganisatie.
- Leg de beveiligingsorganisatie uit wat de opzet van het evenement is en wie er zoal komen.
- Laat de locatie van tevoren aan de beveiligingsorganisatie zien.
- Maak afspraken met de beveiligingsorganisatie en leg deze vast in het draaiboek.