B1-K1-W1
1. Je bereidt je voor op een gesprek dat je met de opdrachtgever gaat voeren over een te organiseren evenement.
- Verzamel informatie over de opdrachtgever. Gebruik hierbij interne en/of externe bronnen.
- Verzamel informatie over het te organiseren evenement, zoals locatie, doel en/of doelgroep.
- Analyseer alle verzamelde informatie en ga na welke informatie over het te organiseren evenement nog ontbreekt.
- Stel een lijst met vragen op voor het te voeren gesprek. Neem ook vragen op over aspecten van duurzaamheid.
- Bedenk hoe je jezelf en/of de organisatie waar je voor werkt, wil pitchen tijdens het gesprek.
2. Je voert een gesprek met de opdrachtgever of bent hierbij aanwezig.
- Voer het gesprek met de opdrachtgever of neem hieraan deel.
- Verzamel tijdens het gesprek wensen en eisen van de opdrachtgever.
- Maak aantekeningen van het gesprek.
- Maak afspraken met de opdrachtgever/leidinggevende over het vervolg van het traject.
- Schrijf een gespreksverslag met daarin wensen, eisen en gemaakte afspraken.
B1-K1-W2
1. Je zoekt naar informatie voor het evenement en gebruikt hiervoor verschillende bronnen.
- Verzamel relevante, betrouwbare en actuele achtergrondinformatie over het te organiseren evenement. Maak hierbij gebruik van interne en/ of externe bronnen
- Selecteer en analyseer relevante, juiste en betrouwbare informatie en trek conclusies.
- Breng de bevindingen en conclusies overzichtelijk in kaart.
- Leg het document voor aan je opdrachtgever.
B1-K1-W3
1. Je maakt een inventarisatie van de risico’s van het evenement.
- Maak een overzicht van het evenemententerrein en de activiteiten.
- Inventariseer de risico’s m.b.t. verkeer en vervoer.
- Inventariseer de risico’s m.b.t. openbare orde en veiligheid.
- Inventariseer de risico’s m.b.t. volksgezondheid.
- Inventariseer de risico’s m.b.t. brand en veiligheid.
- Inventariseer de risico’s m.b.t. het afgelasten van het evenement.
- Maak een overzicht van alle mogelijke risico’s.
- Inventariseer bijbehorende en haalbare oplossingen.
- Maak een overzicht van bijbehorende en haalbare oplossingen.
2. Je zoekt uit welke vergunningen er nodig zijn voor het evenement.
- Inventariseer welke vergunningen nodig zijn.
- Inventariseer welke verplichtingen bij die vergunningen horen (dus wat er allemaal geregeld of in orde moet zijn voordat zo’n vergunning wordt afgegeven).
- Maak een overzicht van de benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen.
B1-K1-W4
1. Je gaat verschillende voorstellen ontwikkelen voor het evenementplan op basis van de verkregen informatie. De verschillende voorstellen kunnen in geval van verandering van omstandigheden als back-up dienen.
- Brainstorm over ideeën die passen bij de wensen en eisen van de opdrachtgever.
- Maak een globaal voorstel voor een evenementplan, op basis van de verkregen informatie en de risico-analyse.
- Omschrijf de belangrijkste kenmerken en/of onderdelen van het evenement.
- Omschrijf een alternatief plan voor het geval (een deel van) het evenement niet door kan gaan.
- Beschrijf de aspecten van duurzaamheid voor het evenement.
- Maak een tijdsplanning.
2. Je bespreekt je voorstellen met je leidinggevende en/of opdrachtgever.
- Bespreek de verschillende voorstellen voor het evenementplan en beargumenteer je keuze.
- Verwerk eventuele feedback in het evenementplan.
B1-K1-W5
1. Je schrijft het plan voor het evenement gestructureerd, overzichtelijk en volledig uit.
- Geef een korte omschrijving van het concept van het evenement.
- Omschrijf het doel van het evenement.
- Omschrijf de doelgroep van het evenement.
- Maak een duidelijke beschrijving van de randvoorwaarden.
- Beschrijf de aspecten van duurzaamheid voor het evenement.
- Maak een berekening van het benodigde budget.
- Werk de planning uit.
- Werk de programmering uit.
- Beschrijf de specifieke kenmerken en/of onderdelen van het evenement.
- Maak een back-up voorstel.
2. Je bespreekt het plan met je collega’s en/of opdrachtgever.
- Leg het evenementplan voor aan je collega’s en/of opdrachtgever.
- Vraag duidelijke feedback aan je collega’s en/of opdrachtgever.
- Pas je evenementplan aan op basis van het commentaar van je collega’s en/of opdrachtgever.
3. Je presenteert je plan aan de opdrachtgever
- Maak een samenvatting van je plan.
- Maak visuele ondersteuning bij je plan (bijvoorbeeld in PowerPoint of Prezi).
- Houd een duidelijke en heldere presentatie van je plan.
- Presenteer ook je back-up voorstel.
B1-K1-W5
1. Je maakt een begroting van het evenement.
- Gebruik voor de begroting het format van je stagebedrijf.
- Bepaal welke kostenposten voor jouw (deel van het) evenement van toepassing zijn.
- Maak een inschatting van de hoogte van de kosten per kostenpost en noteer deze in het format.
- Maak een inschatting van de verschillende type inkomsten en noteer deze in het format.
- Breng de financiële risico’s in kaart.
- Leg de begroting voor aan de opdrachtgever en pas deze aan indien nodig.
2. Je maakt een offerte van het evenement.
- Gebruik voor de offerte het format van je stagebedrijf.
- Maak een duidelijke offerte voor het evenement met hierin een samenvatting van een evenementplan, de tijdsinvestering, de levering van diensten en de bijbehorende kosten.
- Schrijf een toelichting bij de offerte.