DOELEN
B1-K1-W4 Doet voorstellen voor evenementplannen en/of stelt deze bij.
B1-K1-W5 Werkt evenementplannen uit en presenteert deze.
B1-K2-W1 Werkt een draaiboek en/of callsheet uit.
Je maakt een planning voor het uitvoeren van activiteiten. Je stelt een draaiboek op voor het organiseren van een activiteit. Je zorgt voor benodigde materialen en middelen en eventueel ook faciliteiten, promotiemateriaal en personeel. Je stemt de planning en het draaiboek af met een begeleider/opdrachtgever.
Eindproducten
A. Een planning van het activiteitenprogramma
B. Een draaiboek
Vereisten
Je zorgt ervoor dat het activiteitenprogramma goed is afgestemd op de doelgroep, beschikbare medewerkers en middelen;
Je maakt een passende inschatting van tijd, medewerkers en middelen bij het opstellen van het programma en draaiboeken;
Je houdt je bij het opstellen van het activiteitenprogramma aan bedrijfsrichtlijnen;
Je stemt op effectieve wijze de planning af met een begeleider/opdrachtgever.
Competenties
De onderliggende competenties zijn: Samenwerken en overleggen, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Presenteren, Formuleren en rapporteren, Overtuigen en beïnvloeden, Met druk en tegenslag om kunnen gaan, Creëren en innoveren, Omgaan met verandering en aanpassen
- Activiteitenprogramma
Wat ga je doen met of voor je gasten/publiek. Maak een overzicht van de activiteiten met tijdsplanning. Maak de lezer duidelijk wat de gast tijdens de activiteit meemaakt, voelt, ziet, ruikt, proeft, hoort tijdens de activiteit. - Draaiboek/Callsheet
Een draaiboek maak je voor elke activiteit of elk evenement waarvoor je met een team helder wil hebben wie wat wanneer doet. Zowel qua opbouw, de uitvoering als het opruimen.
Een goed draaiboek zorgt voor heldere communicatie en levert informatie voor alle betrokkenen. Voor leidinggevenden of mensen die een aansturende en begeleidende rol hebben is het een middel om de voortgang te bewaken en controle uit te oefenen.
Weet dat zo’n draaiboek een dynamisch document is en dat er regelmatig dingen veranderen.
Inhoud
Algemene informatie (adressen, teamleden, belangrijke telefoonnummers)
Programma
Taken per onderdeel (wie, wat, waar, wanneer)
Deelnemerslijst
Bezoekerslijst
Meenemen
Vooraf controleren
Noodsituaties
Overige informatieGebruik nooit woorden als ‘alles’ (alles opruimen) ‘iedereen’, ‘allemaal’ (iedereen helpt mee). Dat is vaag en leidt ertoe dat slechts een enkeling gaat helpen. De rest heet immers geen Iedereen. Noem daarom mensen die iets moeten doen bij de naam. Dan kun je hen er ook op aanspreken als ze het niet doen.