Dossier
Een aantal documenten, nota’s of eventuele andere stukken die samen een geheel vormen.
Dossierwerkzaamheden
Het klantdossier moet nauwkeurig en volledig worden bijgehouden. Op basis van de procedures en kaders waarbinnen gewerkt wordt, moet een inschatting gemaakt kunnen worden welke informatie relevant en belangrijk is voor het dossier.
B1-K1-W1 Beheert het (digitale) dossier
1. Je beheert het (digitale) (personeels) dossier. Je zorgt voor volledige en nauwkeurige registratie van gegevens in het dossier. Ook zorg je ervoor dat de dossiers transparant en toegankelijk zijn.
- Leg in eigen woorden uit wat de kenmerken zijn van de verschillende soorten dossiers waarmee je werkt. Maak een opsomming van gegevens en documenten waaruit een klantdossier bestaat.
- Selecteer een klantdossier en geef aan welke informatie het dossier minimaal moet bevatten om het dossier in behandeling te kunnen nemen.
- Omschrijf welke acties je onderneemt als er informatie of gegevens in een dossier ontbreken.
- Geef aan wie toegang heeft tot dossiers.
2. Je maakt een digitaal dossier aan en voert documenten/gegevens in. Je onderhoudt contact met internen en derden.
- Leg in eigen woorden uit hoe het geautomatiseerde systeem waarin je een dossier aanmaakt, is opgebouwd.
- Beschrijf over welke gegevens je minimaal moet beschikken om een nieuw klantdossier aan te kunnen maken.
- Geef aan op welke wijze en van wie je de benodigde informatie voor het aanmaken van een klantdossier ontvangt.
- Maak een digitaal klantdossier aan in het systeem en voer de benodigde gegevens in.
- Controleer of voor de behandeling van de klantvraag de noodzakelijke gegevens en informatie volledig en correct in het digitale dossier zijn vastgelegd.
3. Je verzorgt de standaardcorrespondentie.
- Omschrijf op welke wijze correspondentie met bijvoorbeeld klanten plaatsvindt.
- Leg aan de hand van een voorbeeld uit wanneer je gebruikmaakt van standaardcorrespondentie en beargumenteer waarom je hier gebruik van maakt.
- Stel een overzicht samen van de beschikbare standaardcorrespondentie.
- Verzamel drie voorbeelden van standaardcorrespondentie die je naar een klant hebt gestuurd.
4. Je bewaakt termijnen en procedures.
- Omschrijf welke vastgestelde procedures van toepassing kunnen zijn op de verschillende dossiers waarmee je werkt.
- Selecteer een klantdossier, bepaal welke procedures van toepassing zijn op dit dossier en leg uit waarom.
- Geef schematisch weer uit welke processtappen een veelvoorkomende procedure is opgebouwd.
- Leg uit op welke wijze je controleert of alle processtappen zijn doorlopen.
- Beschrijf op welke wijze je bewaakt dat geldende termijnen binnen een procedure niet worden overschreden en welke actie je onderneemt wanneer je ziet dat er een termijn niet nageleefd wordt.
5. Je rapporteert aan je leidinggevende.
- Stel voor je leidinggevende een overzicht op van de dossiers waar je aan werkt en vermeld de status van de dossiers.
- Bespreek met je leidinggevende welke dossiers je moeilijk vindt om af te handelen. Beargumenteer waarom deze klantdossiers moeilijk zijn en waar je tegenaan loopt.
- Bereid een werkoverleg met je leidinggevende voor en maak een overzicht van de vragen die je wilt stellen.
- Stuur je leidinggevende een e-mail waarin je beschrijft welke werkzaamheden je de afgelopen week hebt uitgevoerd.