1. Je maakt stamgegevens van nieuwe relaties aan. Je wijzigt de stamgegevens op basis van mutatiegegevens. Je controleert de stambestanden nauwkeurig. Je onderneemt intern of extern actie om ontbrekende stamgegevens te (laten) complementeren.
- Voer de stamgegevens in van een nieuwe relatie.
- Wijzig onjuiste gegevens of vul de stamgegevens aan.
- Controleer stamgegevens (zoals naam contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon en adres) op volledigheid.
- Noteer ontbrekende stamgegevens en/of vraag ze op bij de nieuwe relatie.
- Zoek uit bij welke collega’s je terechtkunt voor het compleet maken van stamgegevens.
- Noteer de aanvullende informatie van de klant in de stamgegevens.
2. Je checkt bij debiteuren zo nodig de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag om indien nodig, in overleg met je leidinggevende, de kredietruimte aan te passen of vast te stellen.
- Stel vast welke bedrijfsregels worden toegepast bij het bepalen van de kredietruimte van een debiteur.
- Geef aan de leidinggevende advies hoeveel kredietruimte een debiteur volgens de bedrijfsregels mag krijgen..
- Beschrijf op welke wijze het bedrijf onderzoek doet naar de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van een nieuwe debiteur. Noteer hoe op basis van deze gegevens de kredietlimiet van de nieuwe debiteur wordt bepaald.
- Wijzig de kredietlimiet in de stamgegevens.
- Maak een overzicht van het betaalgedrag van een debiteur.
3. Je stelt (in een geautomatiseerd systeem) standaard (credit)verkoopfacturen op. Je controleert, als dit van belang is, of de klant nog ruimte heeft binnen de kredietlimiet.
- Controleer voordat je de factuur opstelt of de klant nog ruimte heeft binnen de kredietlimiet.
- Maak of genereer op basis van een orderbevestiging alle documenten die horen bij de order (zoals een factuur en pakbon).
- Verzamel gegevens over een geleverde dienst. Verwerk deze gegevens tot een (concept)factuur.
- Beschrijf de bedrijfsregels en de wettelijke eisen waaraan een concept(credit)verkoopfactuur moet voldoen.
- Stel een concept(credit)verkoopfactuur op die aan de bedrijfsregels en de wettelijke eisen voldoet.
- Controleer de concept(credit)verkoopfactuur op basis van onderliggende stukken en bespreek met je leidinggevende de bijzonderheden die je bent tegengekomen.
4. Je maakt rapportages van de positie van de uitstaande posten van de debiteuren. Je verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen. Je benadert debiteuren met een betalingsachterstand telefonisch en streeft ernaar om binnen de bedrijfsregels tot betalingsafspraken te komen.
- Maak een overzicht van de openstaande posten van debiteuren.
- Beschrijf welke werkwijze je dient te volgen bij het innen van openstaande posten.
- Maak een overzicht met daarin alle debiteuren die in aanmerking komen voor een betalingsherinnering en/of aanmaning.
- Stel de betalingsherinneringen en/of aanmaningen op.
- Draai een overzicht uit met daarin alle debiteuren met een betalingsachterstand waarmee je telefonisch contact opneemt.
- Neem telefonisch contact op met de debiteur om tot een betalingsafspraak te komen.
- Beschrijf een situatie met een telefonische aanmaning, waarin het lastig is om de bedrijfsregels toe te passen..
- Vermeld de gemaakte betalingsafspraken en/of beschrijf wat de oorzaak is van de betalingsachterstand in de debiteurenadministratie.Je monitort de verdere stappen van het invorderingstraject.
- Draai een overzicht uit met daarin alle debiteuren met openstaande posten, die overgedragen kunnen worden aan een extern bureau.
- Bepaal in overleg met je leidinggevende het moment waarop de inning van openstaande posten wordt overgedragen aan een extern bureau.
- Draai een overzicht uit met daarin alle debiteuren die zijn overgedragen aan een extern bureau.
5. Je controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig, door vergelijking met onderliggende stukken op factuurvereisten, als op het juiste toepassen van het btw-tarief. Je neemt contact op met de crediteur bij onjuistheden. Je registreert (bij een handmatig proces) de binnengekomen inkoopfacturen. Je controleert of inkoopboeking juist zijn geïmporteerd en/of ingevoerd.
- Leg de werkwijze voor het ordenen, registreren en controleren van inkoopfacturen vast.
- Sorteer de financiële boekingsstukken en leg ze in de juiste volgorde.
- Controleer de inkoopfacturen met onderliggende stukken zoals bestelbonnen en pakbonnen.
- Bepaal op welke grootboekrekening en/of kostenplaats (onderdelen van) een inkoopfactuur moet worden geboekt.
- Controleer de berekening van een inkoopfactuur. Check de berekening van de btw/korting/vrachtkosten.
- Neem, na overleg met je leidinggevende, contact met de crediteur op over geconstateerde afwijkingen. Probeer samen tot een oplossing te komen. Noteer de oplossing in de crediteurenadministatie.
- Boek (credit)inkoopfacturen met betrekking tot voorraad of kosten in het inkoopboek.
- Verwerk een (credit)factuur met een korting, bijkomende kosten of een afwijkende prijs.
- Controleer ingevoerde of geïmporteerde inkoopfacturen op fouten in grootboekrekening/kostenplaats/bedragen.
6. Je biedt (bij een handmatig proces) de inkoopfacturen desgewenst ter controle en fiattering aan bij de budgethouders. Je rapporteert afwijkingen aan je leidinggevende.
- Zorg ervoor dat je weet bij welke budgethouders je inkoopfacturen aanbiedt die gecontroleerd en gefiatteerd moeten worden.
- Stel vast welke inkoopfacturen gecontroleerd en gefiatteerd moeten worden.
- Bied budgethouders de inkoopfacturen ter controle en fiattering aan.
- Controleer welke inkoopfacturen op fiattering wachten. Rappelleer budgethouders indien nodig.
- Maak een lijst met bijzonderheden rond inkoopfacturen die je wilt bespreken met je leidinggevende.
- Bespreek met je leidinggevende welke stappen je moet nemen bij het aantreffen van afwijkingen van gegevens en maak een stappenplan.
7. Je stelt een betalingsvoorstel op, rekening houdend met de betalingstermijn en de beschikbare liquiditeit. Je beantwoordt telefonisch of per e-mail vragen van crediteuren over het uitblijven van een betaling.
- Genereer een overzicht met openstaande posten crediteuren.
- Stel volgens de bedrijfsregels een conceptbetalingsvoorstel op.
- Licht schriftelijk toe waarom je bepaalde inkoopfacturen niet in het betalingsvoorstel opneemt.
- Stel vast dat de liquiditeitspositie voldoende is om met het betalingsvoorstel akkoord te gaan.
- Noteer in een overzicht de afspraken die je mag maken met de crediteur met betrekking tot de betaling van een factuur.
- Reageer op vragen van crediteuren over achterstallige betalingen. Noteer de afspraken (volgens de werkwijze van het bedrijf) in de crediteurenadministratie.
8. Je importeert mutaties in het bankboek. Indien nodig voer je boekingen handmatig in. Je controleert of bankmutaties correct zijn geregistreerd, onder andere door te vergelijken met onderliggende documenten. Je maakt zo nodig correctieboekingen. Je analyseert de bankboekingen die niet ‘matchen’ en doet indien nodig een voorstel hoe het aantal ‘mismatches’ verlaagd kan worden.
- Voer de bankafschriften in het bankboek in of importeer de bankmutaties. Zorg dat het afletteren goed gebeurt.
- Controleer het banksaldo na de boekingen in het bankboek.
- Onderneem actie om het aantal ‘vraagposten’ te verlagen.
- Draai een overzicht van openstaande posten uit. Onderzoek bij kleine bedragen of deze zijn blijven staan door het verkeerd aflettteren met betalingen/ontvangsten in het bankboek.
- Noteer de fouten die je in het bankboek hebt ontdekt in een logboek. Beschrijf wat de oorzaak is van de gemaakte fouten.
- Maak indien nodig correctieboekingen in het bankboek.
9. Je archiveert na afloop van je werkzaamheden de gebruikte documenten.
- Maak een overzicht met documenten die het bedrijf bewaart. Noteer de bewaarplek, de archiveermethode en de bewaartermijn.
- Archiveer de gebruikte documenten met betrekking tot de debiteuren en/of crediteuren volgens de bedrijfsregels.