Stamgegevens bijwerken
- Voer de stamgegevens in van een nieuwe relatie.
- Wijzig onjuiste gegevens of vul de stamgegevens aan.
- Controleer stamgegevens (zoals naam contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon en adres) op volledigheid.
- Noteer ontbrekende stamgegevens en/of vraag ze op bij de nieuwe relatie.
- Zoek uit bij welke collega’s je terechtkunt voor het compleet maken van stamgegevens.
- Noteer de aanvullende informatie van de klant in de stamgegevens.
Kredietlimiet vaststellen
- Stel vast welke bedrijfsregels worden toegepast bij het bepalen van de kredietruimte van een debiteur.
- Geef aan de leidinggevende advies hoeveel kredietruimte een debiteur volgens de bedrijfsregels mag krijgen.
- Beschrijf op welke wijze het bedrijf onderzoek doet naar de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van een nieuwe debiteur.
- Maak een overzicht van het betaalgedrag van een debiteur.
Factuur opstellen
- Beschrijf de bedrijfsregels en de wettelijke eisen waaraan een concept(credit)verkoopfactuur moet voldoen. (VERPLICHT)
- Controleer voordat je de factuur opstelt of de klant nog ruimte heeft binnen de kredietlimiet.
- Maak of genereer op basis van een orderbevestiging alle documenten die horen bij de order (zoals een factuur en pakbon).
- Verzamel gegevens over een geleverde dienst. Verwerk deze gegevens tot een (concept)factuur.
Betalingen bewaken
- Maak een overzicht van de openstaande posten van debiteuren.
- Beschrijf welke werkwijze je dient te volgen bij het innen van openstaande posten.
- Maak een overzicht met daarin alle debiteuren die in aanmerking komen voor een betalingsherinnering en/of aanmaning.
- Stel de betalingsherinneringen en/of aanmaningen op.
- Draai een overzicht uit met daarin alle debiteuren met een betalingsachterstand waarmee je telefonisch contact opneemt.
- Neem telefonisch contact op met de debiteur om tot een betalingsafspraak te komen. (indien mogelijk)
- Vermeld de gemaakte betalingsafspraken en/of beschrijf wat de oorzaak is van de
Inkoopfactuur registeren en controleren
- Leg de werkwijze voor het ordenen, registreren en controleren van inkoopfacturen vast.
- Sorteer de financiële boekingsstukken en leg ze in de juiste volgorde.
- Controleer de inkoopfacturen met onderliggende stukken zoals bestelbonnen en pakbonnen.
- Bepaal op welke grootboekrekening en/of kostenplaats (onderdelen van) een inkoopfactuur moet worden geboekt.
- Controleer de berekening van een inkoopfactuur. Check de berekening van de btw/korting/vrachtkosten.
- Neem, na overleg met je leidinggevende, contact met de crediteur op over geconstateerde afwijkingen. Probeer samen tot een oplossing te komen. Noteer de oplossing in de crediteurenadministatie.
- Boek (credit)inkoopfacturen met betrekking tot voorraad of kosten in het inkoopboek.
- Verwerk een (credit)factuur met een korting, bijkomende kosten of een afwijkende prijs.
- Controleer ingevoerde of geïmporteerde inkoopfacturen op fouten in grootboekrekening/kostenplaats/bedragen.
Betalingsvoorstellingen doen
- Genereer een overzicht met openstaande posten crediteuren.
- Stel volgens de bedrijfsregels een conceptbetalingsvoorstel op.
- Licht schriftelijk toe waarom je bepaalde inkoopfacturen niet in het betalingsvoorstel opneemt.
- Noteer in een overzicht de afspraken die je mag maken met de crediteur met betrekking tot de betaling van een factuur.
- Reageer op vragen van crediteuren over achterstallige betalingen. Noteer de afspraken (volgens de werkwijze van het bedrijf) in de crediteurenadministratie. (indien mogelijk)
Bankmutaties invoeren en controleren
- Voer de bankafschriften in het bankboek in of importeer de bankmutaties. Zorg dat het afletteren goed gebeurt.
- Controleer het banksaldo na de boekingen in het bankboek.
- Onderneem actie om het aantal ‘vraagposten’ te verlagen.
- Draai een overzicht van openstaande posten uit. Onderzoek bij kleine bedragen of deze zijn blijven staan door het verkeerd afletteren met betalingen/ontvangsten in het bankboek.
- Noteer de fouten die je in het bankboek hebt ontdekt in een logboek. Beschrijf wat de oorzaak is van de gemaakte fouten.
- Maak indien nodig correctieboekingen in het bankboek.
Archiveren
- Maak een overzicht met documenten die het bedrijf bewaart. Noteer de bewaarplek, de archiveermethode en de bewaartermijn.
- Archiveer de gebruikte documenten met betrekking tot de debiteuren en/of crediteuren volgens de bedrijfsregels.