Gegevens verzamelen
- Geef aan bij wie en waar je gegevens voor het opstellen van een bericht kunt vragen.
- Beschrijf de procedure van het verkrijgen van informatie voor het opstellen van een bericht en benoem hoeveel tijd het kost om de informatie bij elkaar te krijgen.
- Maak een schematisch overzicht van alle stappen die je nodig hebt om informatie te verzamelen voor het opstellen van een bericht.
- Verzamel informatie over de huisstijl van jouw stagebedrijf, zoals logo, kleuren en lettertype.
- Verzamel ontbrekende gegevens voor brief, e-mail of socialmedia bericht, zoals het (e-mail- of internet) adres.
Verwerkt tekst
- Inventariseer welke standaarddocumenten binnen jouw stagebedrijf/afdeling worden gebruikt en zet deze in een overzicht.
- Maak een opzet voor een informele e-mail.
- Werk een brief uit met behulp van een voorbeeldbrief.
- Overleg met je leidinggevende over de inhoud van een formele brief/e-mail.
- Maak een opzet voor een formele zakelijke brief/e-mail.
Controleren tekst
- Controleer door jouw gemaakte brief of e-mail op typ-, taal- en spelfouten.
- Leg een gemaakte brief, e-mail of ander bericht voor aan je leidinggevende.
- Stel een lijst op met termen (begrippen) die in je stagebedrijf vaak gebruikt worden en noteer hierbij de uitleg.
Voortgang bewaken
- Controleer de correspondentie op de juistheid van naw-gegevens (naam, adres en woonplaats).
- Check of de juiste bijlagen bij de brief of e-mail aanwezig zijn.
- Frankeer de uitgaande post (brief, pakket, kaart, mailing). en omschrijf de procedure. (met foto)
Registeren en archiveren
- Zoek uit hoe brieven en e-mails worden gearchiveerd.
- Maak een kopie of een scan van de uitgaande post of e-mails voor het archief en registreer die documenten.
- Leg in het uitgaande postboek of in het postregistratiesysteem vast welke brieven zijn verstuurd.
- Ga na in welke gevallen een document in een persoonlijk archief, een afdelingsarchief of een centraal archief wordt geplaatst.
- Plaats de brieven en/of e-mails in het juiste (digitale) archief.